La comunicación efectiva es clave para el éxito de cualquier negocio, y WhatsApp Business se ha convertido en una herramienta esencial para garantizar que tus clientes siempre obtengan una respuesta rápida y profesional.
Con funcionalidades específicas diseñadas para negocios, como los mensajes automáticos, esta aplicación permite optimizar la atención al cliente sin importar la hora o el día.
Este tutorial detalla cómo configurar mensajes automáticos en WhatsApp Business para mejorar la experiencia del usuario y proyectar una imagen profesional.
Configuración de mensajes automáticos
Acceso a las herramientas de mensajería
- Abre la aplicación WhatsApp Business en tu dispositivo.
- Dirígete al menú de Configuración.
- Selecciona Herramientas de Mensajería, donde encontrarás opciones para configurar:
- Mensajes de bienvenida.
- Mensajes de ausencia.
- Respuestas rápidas.
Mensajes de bienvenida
Los mensajes de bienvenida se envían automáticamente cuando un cliente interactúa contigo por primera vez o después de un periodo de inactividad. Sigue estos pasos para configurarlos:
- En Herramientas de Mensajería, selecciona Mensaje de Bienvenida.
- Activa la función.
- Redacta un mensaje profesional y amigable, como: “Hola, gracias por comunicarte con [Nombre de tu empresa]. Estamos aquí para ayudarte. ¡Escríbenos tus consultas!”.
- Guarda los cambios.
Mensajes de ausencia
Los mensajes de ausencia son ideales para responder automáticamente cuando no estás disponible. Estos pueden personalizarse según tus horarios comerciales o situaciones específicas como vacaciones.
- En Herramientas de Mensajería, selecciona Mensaje de Ausencia.
- Activa la opción y elige el horario:
- Siempre.
- Fuera del horario comercial.
- Horario personalizado.
- Redacta un mensaje claro y detallado. Ejemplo: “Gracias por tu mensaje. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00. Te responderemos lo antes posible.”
- Guarda los cambios.
Consejo: Si trabajas exclusivamente en línea, considera un horario comercial de 24 horas, aunque tu jornada laboral sea limitada. Esto garantiza que los clientes internacionales reciban respuestas automáticas en cualquier momento.
Respuestas rápidas
Las respuestas rápidas son mensajes predefinidos que puedes enviar con un simple comando, ahorrando tiempo y garantizando consistencia.
- En Herramientas de Mensajería, selecciona Respuestas Rápidas.
- Crea un nuevo mensaje. Ejemplo:
- Atajo: “/gracias”.
- Respuesta: “Gracias por comunicarte con [Nombre de tu empresa]. Ha sido un placer atenderte.”
- Guarda el atajo.
Cómo Usarlas: Escribe “/” en el campo de texto y selecciona la respuesta deseada de un desplegable. Esta función es ideal para preguntas frecuentes o mensajes de seguimiento.
Otros beneficios de WhatsApp Business
- Catálogo de productos: permite a los clientes explorar tus servicios o productos directamente desde la aplicación. Esta opción mejora la experiencia del usuario y facilita las decisiones de compra.
- Etiquetas para clientes: organiza tus conversaciones utilizando etiquetas como “Nuevo Cliente”, “Pedido Pendiente” o “Pago Realizado”. Esto simplifica la gestión de interacciones.
- Compatibilidad con Dual SIM: si utilizas un dispositivo con dual SIM, puedes separar tu número personal del empresarial sin necesidad de otro teléfono.
Mejores prácticas para mensajes automáticos
- Mantén un lenguaje profesional: utiliza un tono amigable pero respetuoso, acorde con la identidad de tu marca.
- Evita respuestas genéricas: personaliza los mensajes para que los clientes se sientan valorados.
- Actualiza regularmente tus mensajes: asegúrate de que la información, como horarios o promociones, esté al día.
Incluye información relevante: si estás de vacaciones, especifica la fecha de tu regreso para evitar que los clientes busquen alternativas.
WhatsApp Business no solo facilita la comunicación con los clientes, sino que también proyecta una imagen profesional y organizada.
Al configurar mensajes automáticos, no solo ahorras tiempo, sino que también garantizas una atención al cliente de alta calidad, independientemente de tu disponibilidad.
Esta guía te brinda las herramientas necesarias para comenzar a utilizar WhatsApp Business como un verdadero aliado en tu estrategia empresarial.
Con información de La Vanguardia
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